Votre bureau ou votre bureau est encombré de dossiers papier. N’aimeriez-vous pas débarrasser ce fouillis et être enfin organisé ?
L’une des plus grandes raisons pour lesquelles vous devriez convertir vos documents papier en fichiers électroniques est de gagner du temps à long terme. Les gens perdent des heures à chercher dans des papiers physiques les informations dont ils ont besoin. Lorsque vous numérisez des documents, la recherche d’informations devient beaucoup plus rapide et facile, ce qui permet d’économiser un temps précieux et des efforts. En outre, les documents numériques sont simples à partager et à récupérer à une échelle beaucoup plus grande.
La meilleure façon d’accomplir cette tâche est de convertir tous vos documents papier en copies numériques » logicielles » qui peuvent être stockées et consultées en ligne. Les documents physiques peuvent facilement être numérisés, ce qui vous offre de nombreux avantages.
Regardons quelques-unes des meilleures façons de numériser des documents papier.
1. Appareils multifonctionnels
Un appareil multifonctionnel produit des documents numérisés de bonne qualité, mais il exige un certain effort de votre part. Si vous possédez déjà un tel appareil, il devrait comporter un scanner intégré avec lequel vous pouvez numériser des documents papier. Cependant, même si votre MFD peut être alimenté automatiquement en feuilles, cela reste une méthode de numérisation de documents papier assez longue. Si vous avez un grand nombre de documents à numériser, cette méthode peut prendre un certain temps. Les appareils multifonctions ont également tendance à se bloquer de temps en temps, ce qui peut entraîner beaucoup de frustration et de perte de temps. Et pour le stockage des documents numérisés, pensez à mypeopledoc.
2. Scanners de bureau
C’est une autre manière simple, mais fastidieuse, de numériser des documents papier. Il existe de nombreuses variétés de scanners de bureau papier disponibles, vous devrez donc en choisir un qui répond le mieux à vos besoins. Vous devez garder à l’esprit :
- les formats de papier que le scanner peut prendre en charge ;
- sa vitesse ;
- s’il peut numériser en couleur ou en noir et blanc ;
- les options de résolution ;
- et les capacités logicielles.
Le scanner n’est peut-être pas la meilleure façon absolue de numériser des documents, mais cela peut certainement vous permettre de commencer si vous n’avez qu’une poignée de papiers ordinaires à numériser.
3. Applications
Si vous avez une très petite quantité de documents papier, une option consiste à simplement les numériser dans une application de numérisation sur votre smartphone ou votre tablette. Par exemple, l’application Google Drive est dotée d’un logiciel d’OCR qui vous permet de numériser des documents et de les enregistrer sur le disque. Camscanner et Scanbot sont d’autres options populaires. Cette méthode peut être une excellente approche si vous ne savez pas comment numériser des documents, car la plupart des applications ont des instructions étape par étape assez simples que les scanners inexpérimentés peuvent suivre. Cependant, si vous avez plus qu’une poignée d’éléments que vous souhaitez sauvegarder, ce n’est probablement pas la meilleure façon de numériser des documents. La numérisation d’un grand volume de papiers prendra du temps et beaucoup d’espace de stockage sur votre appareil.
Encore une fois, optez pour cette approche uniquement si vous souhaitez numériser des documents papier limités.
